E-mail is zonder twijfel het meest traditionele en populaire medium dat er bestaat om berichten via internet te versturen. Hier leren we je choe e-mail werkt. Kom en ontdek alles wat met dit belangrijke communicatie- en informatiemiddel te maken heeft.
Hoe werkt e-mail?
Elektronische post of e-mail is het middel waarmee u overal ter wereld privéberichten kunt uitwisselen met andere internetgebruikers. Elke gebruiker heeft een uniek e-mailadres nodig dat geen enkele andere gebruiker op het netwerk heeft, waarmee hij digitale correspondentie kan verzenden en ontvangen.
Wanneer we een e-mail ontvangen, volgt deze zijn pad van netwerk naar netwerk totdat hij onze internetprovider bereikt. Eenmaal daar wordt het in onze persoonlijke locker gedeponeerd, waar we het via een e-mailprogramma ophalen.
Kenmerken
Vervolgens vermelden we in hoe e-mail werkt de belangrijkste kenmerken die deze tool tot een efficiënt en economisch middel voor digitale communicatie maken:
Snel
Er kan worden gezegd dat de snelheid van berichtenuitwisseling tussen verschillende gebruikers bijna onmiddellijk is, ongeacht de geografische locatie waar ze zich bevinden.
Goedkoop
Over het algemeen zijn de kosten van communicatie gelijk aan een lokaal gesprek, waardoor het de goedkoopste optie is in vergelijking met telefoon of fax.
beton
Het draagt ​​bij aan de vorming van schrijfgewoonten, in termen van de precisie waarmee de boodschap is geschreven.
blijvend
De service is het hele jaar en op elk moment van de dag beschikbaar. Het is niet nodig om verbonden te zijn met internet om berichten te ontvangen. Deze worden opgeslagen op de mailservers totdat we verbinding maken en ze kunnen downloaden.
ecologisch
Draagt ​​bij aan het behoud van natuurlijke hulpbronnen door het ontbreken van papier bij het verzenden van berichten.
doeltreffend
Verhoog de productiviteit door u in staat te stellen hetzelfde bericht naar meerdere mensen tegelijk te sturen.
Veelzijdig
Hiermee kunt u elk type bestand bij het bericht voegen. De bijlage kan door de ontvanger naar wens worden gewijzigd.
comfortabel
Het ontvangen bericht hoeft niet meteen te worden beantwoord, maar de persoon die het ontvangt bepaalt wanneer en hoe te antwoorden. Wat hij bereikt door op de optie Beantwoorden te klikken.
privaat
Het gebruik van unieke gebruikers en wachtwoorden om toegang te krijgen tot het e-mailaccount garandeert de privacy van de informatie.
Completo
Het omvat het gebruik van andere tools, zoals de agenda, chat en contactenlijst.
structuur
Een e-mail bestaat uit de koptekst en de hoofdtekst van het bericht.
Header
Het bevat het e-mailadres van de persoon die het bericht verzendt en het onderwerp, onderwerp, reden of titel van het bericht.
Lichaam
Het verwijst naar de tekst waaruit de inhoud van het bericht bestaat. Meestal bevat dit deel ook de handtekening van de auteur. De handtekening is optioneel en verwijst naar de basisgegevens (naam, adres en telefoonnummer) van de ontvanger, afgezien van enkele kleine regeltjes die hem kenmerken.
servers
E-mailservers zijn verantwoordelijk voor het opslaan van ontvangen berichten totdat ze door de eindgebruiker kunnen worden ontvangen of gedownload. Als het bericht niet wordt geaccepteerd, is de e-mailserver verantwoordelijk voor het terugsturen naar de oorspronkelijke ontvanger, waarbij hij op de hoogte wordt gesteld van een fout of fout.
Soorten servers
De belangrijkste soorten e-mailservers zijn:
SMTP
Verwijst naar Simple Mail Transfer Protocol. Kortom, het is een software die op de computer draait om de overdracht van het bericht te verzorgen. Met andere woorden, het fungeert als intermediair tussen het ontvangen en verzenden van berichten. Daarbij worden zowel andere e-mailservers als de gebruikers van de berichten betrokken.
POP
Het is de korte vorm van een Post Office Protocol-server. Het maakt het downloaden van berichten door gebruikers mogelijk, door het gebruik van een deel van gespecialiseerde software. Op deze manier is hij verantwoordelijk voor het mogelijk maken van toegang tot de opslag van e-mailberichten. Met andere woorden, een POP is niets meer dan een traditioneel e-mailaccount, dat wordt gelezen via e-mailclientprogramma's.
IMAP
Betreffende Internet Message Access Protocol. Het is software die brede toegang tot door de gebruiker gemaakte e-mailmappen op de server mogelijk maakt. Het maakt de combinatie mogelijk tussen alle mappen en berichten die door de gebruiker zijn gemaakt en de lokaal opgeslagen gegevens.
Webmailaccounts
Het is een e-mailservice waarmee u een e-mailbericht kunt lezen via een website en niet via een leesprogramma. Het vereist ook geen eigen computer. Uiteindelijk is het de tegenhanger van POP-accounts. De twee topvertegenwoordigers zijn Yahoo Mail en Hotmail.
POP en webmail
Dankzij technologische vooruitgang is het tegenwoordig mogelijk om een ​​webmail-account te lezen vanuit een mailclient en een POP-account via webpagina's. Een voorbeeld van het eerste geval is de mogelijkheid die Hotmail biedt om berichten te lezen en te verzenden vanaf een webmailaccount dat op uw site is geopend. Dit wordt bereikt door het gebruik van de Outlook Express-e-maillezer.
Van zijn kant kunt u met de Yahoo-webmailservice een POP-account van uw website lezen. Hiervoor moet de gebruiker naar behoren zijn geregistreerd bij Yahoo. Het belangrijkste voordeel is dat de gebruiker zijn account vanaf elke computer kan controleren. Als u echter niet bent geregistreerd, kunt u geen berichten verzenden vanuit dat POP-account, maar vanuit het Yahoo-webmailaccount.
Gesproken e-mail
Sommige gespecialiseerde software biedt de mogelijkheid om opgenomen e-mails te verzenden. Het verschil tussen dit alternatief en het toevoegen van audiobestanden aan berichten ligt in het vermogen van het programma om de bestandsgrootte te comprimeren.
Terwijl een audiobestand van een minuut tot 5 MB kan wegen en wanneer het op de traditionele manier wordt gecomprimeerd, 5% van zijn grootte verliest, wordt de oorspronkelijke grootte van een opgenomen e-mail met 20-30% verminderd. Het grootste nadeel is dat degene die de opgenomen e-mail ontvangt noodzakelijkerwijs een audiospelerprogramma moet hebben dat compatibel is met deze technologie.
Voice E-mail en V3mail zijn voorbeelden van dit type gesproken e-mailservice.
Basisfuncties
Met de vooruitgang van de technologie zijn er steeds meer hulpprogramma's voor e-mails. Hier zijn enkele functies die ons kunnen interesseren:
Beheer van adresboek
Elke e-mailprovider stelt ons in staat om de gegevens van onze digitale contacten op te slaan door middel van een adresboek. Hierin kunt u behalve het e-mailadres ook de voor- en achternaam, het kamer- of werkadres, telefoon- en faxnummers en verjaardagsdata opnemen.
Op deze manier is het voor ons niet nodig om uw e-mailadres te schrijven elke keer dat we een bericht naar een bepaalde persoon willen sturen. Door uw naam in de lijst te selecteren, verschijnt uw adres al in de kop van het bericht. Op dezelfde manier kunt u met deze optie nieuwe contacten toevoegen en groepen ontvangers maken naar wie u tegelijkertijd berichten kunt sturen. We kunnen bijvoorbeeld vriendengroepen vormen, werken, studeren, enz.
Met behulp van commando's
Afhankelijk van de serviceprovider waarvan we afhankelijk zijn, hebben we de mogelijkheid om toegang te krijgen tot snelkoppelingen of toetsencombinaties die zowel het schrijven als het verzenden van berichten en andere acties binnen de e-mail vergemakkelijken. De toetscombinatie Ctrl + U werkt om rechtstreeks toegang te krijgen tot het venster Nieuw bericht.
Met de sneltoets Ctrl + P kunnen we het ontvangen bericht verzenden om af te drukken. Open het bericht en druk op de toetsencombinatie. Er wordt een nieuw venster geopend van waaruit we het bestemmingsapparaat selecteren en de kwaliteit en kwantiteit van het afdrukken instellen.
Als we op de Ctrl + A-toetsen drukken, wordt het venster Bericht lezen geopend. Met Ctrl + Shift + V kunt u een bericht naar een specifieke map verplaatsen. De instructie wordt beëindigd met de Enter-toets, na het selecteren van de doelmap.
Met het Ctrl + Y-commando kunt u na onze selectie direct en snel naar een bepaalde map gaan. Van zijn kant gaan we met Ctrl + Shift + B rechtstreeks naar het adresboek.
Mapbeheer
Een zeer nuttige functie, aanwezig in elke e-mailprovider, is het beheer van berichtenmappen. Hiermee kunnen mappen worden gemaakt waarin alle berichten die naar die ontvanger of groep ontvangers worden verzonden, worden opgeslagen. Er kunnen meerdere mappen op een enkel niveau worden gemaakt of, als we dat willen, binnen een map kunnen we een subniveau maken.
Net als alle andere speciale functies van e-mail, is ook deze eenvoudig te realiseren. In de menubalk, binnen ons account, selecteren we de opties Bestand> Map> Nieuwe map.
Inboxbeheer
Met deze functie kunnen we alle berichten die in onze inbox binnenkomen, beheren door regels vast te stellen zoals: verwijderen, kopiëren, verplaatsen, onder andere opties. Afhankelijk van de versie van de serviceprovider worden deze regels ingesteld in Extra> Inbox-assistent of Extra> Berichtregels> E-mail.
Berichten verwijderen
Soms zijn we geïnteresseerd in het verwijderen van berichten, omdat ze een bepaalde grootte overschrijden of omdat we ze niet van een specifieke ontvanger willen ontvangen. In beide gevallen kunnen we een regel opstellen waarmee we ze permanent uit onze e-mail kunnen verwijderen. Eenmaal in de mail gaan we naar Extra> Berichtregels> Mail.
Een andere manier is om onder Voorwaarden de optie Berichtgrootte is groter dan grootte> Verwijderen van server te selecteren. Op dit punt moeten we de grootte in Kbytes definiëren, als een criterium om de berichten te verwijderen. We geven een naam aan de nieuwe regel die is gemaakt en selecteren OK. Ten slotte drukken we tweemaal op OK om de wijzigingen op te slaan.
Bovendien, om meer details te weten over: hoe e-mail werkt, zullen we elk van de volgende vragen beantwoorden:
Hoe maak je een e-mailaccount aan?
Momenteel zijn Gmail Outlook twee van de meest voorkomende e-mailproviders. Hier leren we je hoe je een e-mailaccount aanmaakt in Google en Hotmail.
Gmail-e-mail
Veel van de moderne applicaties, of ze nu voor toegang tot mobiele apparaten zijn of voor het online downloaden van materiaal, vereisen een Google Gmail-e-mail. Hier zullen we zien hoe u het kunt verkrijgen.
De eerste stap is om toegang te krijgen tot het webadres www.gmail.com en op Account aanmaken te klikken.
Vervolgens moeten we de gevraagde informatie schrijven, zoals: naam, achternaam, gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast vragen ze ons om onze geboortedatum, geslacht (man of vrouw), land, telefoonnummer en een alternatief e-mailadres. Het is belangrijk op te merken dat de gebruikersnaam afhankelijk is van de beschikbaarheid van het systeem.
Daarnaast wordt ons gevraagd een beveiligingsvraag te kiezen en uw antwoord op te schrijven. Dit zal ons helpen om ons account te herstellen voor het geval we het later nodig hebben. Ten slotte wordt ons gevraagd om automatisch een beveiligingswoord te verifiëren dat door het systeem wordt verstrekt.
De laatste stap is het accepteren van de servicevoorwaarden. Hiervoor klikken we na het lezen van de voorwaarden op de optie Ik ga akkoord met het aanmaken van mijn account. Nu kunnen we voor het eerst ons Gmail-e-mailaccount invoeren. Hiervoor hebben we alleen onze nieuw aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord nodig. We klikken op de optie Toegang en dat is alles.
Outlook Mail
Outlook is de opvolger van Hotmail. Momenteel is een e-mailaccount van dit type vereist om toegang te krijgen tot toepassingen zoals Skype, OneDrive, Xbox en andere. Het verkrijgen ervan is vrij eenvoudig. Vanuit de webbrowser hebben we toegang tot www.outlook, com of www.hotmail.com. Wanneer het venster wordt geopend, kiezen we voor de optie Nu registreren.
Na het invullen van de gevraagde informatie in het registratieformulier, kunnen we kiezen tussen het verkrijgen van een adres met de beëindiging hotmail.com, outlook.com of outlook.es. Ten slotte klikken we waar het zegt account aanmaken en we hebben onmiddellijke toegang tot het nieuwe e-mailaccount dat zojuist is gemaakt.
Kunnen we een gratis e-mail aanmaken met ons eigen domein?
Het antwoord is ja. Met de Zoho zakelijke e-mailservice kunt u e-mails maken met uw eigen domein. Onder de vele opties is er de gratis versie. Vanuit de webbrowser van onze voorkeur gaan we naar de officiële pagina www.zoho.com./mail. Daar klikken we op de optie Prijzen.
Om de gratis versie te kiezen, selecteren we waar het zegt Aan de slag. In het volgende venster moeten we ons domein toevoegen door de optie Domein toevoegen te selecteren. Op deze gemakkelijke manier hebben we ons e-mailadres al aangemaakt met ons eigen domein, uitbreidbaar tot 10 accounts.
Ten slotte klikken we op Account instellen met Zoho om het eigendom van het domein te verifiëren. We zullen enkele gegevens moeten controleren door toegang te krijgen tot het nieuw gemaakte account en we zullen klaar zijn om het te beheren. Elke keer dat we willen inloggen, moeten we naar de mail.zoho.com-pagina gaan en onze gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Zoho-apps zijn ook beschikbaar in Google Play of App Store.
Correcte manier om een ​​adres te schrijven
De algemene structuur van een e-mailadres bevat: de gebruikersnaam, de organisatienaam, het type organisatie en de landcode. De eerste twee items worden gescheiden door een symbool dat bekend staat als een apenstaartje. Het ondersteunt geen woorden met accenten, spaties tussen tekens of eñes.
Hoe inloggen en uitloggen?
Om een ​​geopende mailsessie te sluiten, gaan we naar de rechterbovenhoek van het venster, waar Profiel staat, en klikken we op het pop-upvenster dat overeenkomt met Sessie sluiten.
Om opnieuw in te loggen gaan we naar de website www.gmail.com of www.google.com> gmail. Als we de naam van ons account zien wanneer het venster wordt geopend, voeren we gewoon het wachtwoord in en klikken we op de plek waar Sing in staat.
Als onze gebruiker daarentegen niet op het scherm verschijnt, voeren we onze naam in waar staat Login met een ander account, gevolgd door het wachtwoord, en we hebben direct toegang tot onze berichten.
Hoe kunnen we ons account personaliseren?
Binnen ons account kijken we in het optiemenu waar Mail-opties staat. Daar kunnen we basisinstellingen definiëren, zoals: een handtekening maken, regels en filters instellen, naast andere handige opties.
Hoe een bericht schrijven en verzenden?
Nadat we de e-mail hebben ingevoerd, selecteren we in de werkbalk de optie Nieuwe e-mail. We vullen de vakken in die bij de kop van de e-mail horen en schrijven vervolgens de inhoud van het bericht. Als u klaar bent, selecteren we de optie Verzenden.
Het is belangrijk op te merken dat als we het e-mailadres van de ontvanger niet weten, het op deze manier onmogelijk is om een ​​bericht te verzenden.
Hoe een bericht lezen en beantwoorden?
Om een ​​ontvangen bericht te lezen, moeten we de e-mail invoeren en in de optie Inbox selecteren met een klik op het bericht dat we willen lezen. Als we bovendien de afzender willen antwoorden, selecteren we de optie Beantwoorden.
Soms zijn we niet de enige ontvangers van dezelfde e-mail. In dat geval kunnen we ervoor kiezen om alleen de afzender te beantwoorden of om alle e-mailadressen in het bericht te beantwoorden.
Hoe een bericht doorsturen?
Soms zijn we geïnteresseerd in het sturen van post die we ontvangen aan andere mensen. Als dit het geval is, selecteren we de optie Doorsturen zodra het bericht is geopend. We moeten het e-mailadres van de nieuwe ontvanger in de kop van het bericht schrijven.
Hoe bestanden bijvoegen?
Een extra optie bij het verzenden van e-mails is om bestanden op te kunnen nemen in de inhoud van het bericht. Om dit te doen, moeten we, in plaats van de optie Verzenden te selecteren wanneer u klaar bent met schrijven, op het woord Invoegen> Bijgevoegd bestand klikken.
Het is mogelijk om bestanden bij te voegen die op de computer of op een extern opslagapparaat zijn opgeslagen.
Hoe een bijlage openen?
Zodra we toegang hebben tot het bericht dat een bijgevoegd bestand bevat, en alleen als we zeker weten dat het van een veilige bron komt, selecteren we de downloadoptie onderaan het betreffende bestand. Het wordt automatisch opgeslagen in de downloadmap van onze computer. Vergeet niet een antivirusprogramma uit te voeren voordat u het opent.
Hoe kopieën van verzonden berichten bewaren?
De meeste e-mailproviders bewaren automatisch kopieën van verzonden berichten. Het is echter raadzaam om te controleren of we deze optie hebben geactiveerd in de configuratie. De volgende stappen zijn vereist: Extra> Opties> Verzenden> Kopie van verzonden berichten opslaan> OK.
Hoe herstellen we oude berichten?
In de e-mail, in de zoekbalk, schrijven we enkele trefwoorden die verband houden met het bericht dat we willen ophalen. Als u op Enter drukt, worden alle e-mails weergegeven die deze woorden bevatten. We selecteren de naam van de gezochte e-mail en opnieuw hebben we er toegang toe.
Verliezen we de berichten die ze ons sturen als we niet verbonden zijn?
Nee, de berichten worden door onze serviceprovider ontvangen en opgeslagen, zelfs als de verbinding is verbroken. We kunnen ze zonder problemen openen en downloaden, zodra we de internetverbinding hebben hersteld.
Kunnen verzonden berichten verloren gaan?
Hoewel het zeldzaam is, kan het gebeuren. Dit komt vooral door het aantal complexe wegen of routes die een bericht moet afleggen om zijn eindbestemming te bereiken, soms zelfs aan de andere kant van de wereld.
Is het gebruik van e-mail veilig?
De enigen die toegang hebben tot ons e-mailaccount zijn wijzelf via onze gebruikersnaam en wachtwoord. Daarom is het belangrijk om ze met niemand te delen.
Op dezelfde manier mogen we niet vergeten de e-mailsessie te sluiten wanneer u deze gebruikt, vooral als deze op gedeelde computers moet worden geopend.
Kan de computer worden geïnfecteerd met virussen via een ontvangen e-mail?
De enige manier waarop de computer geïnfecteerd kan raken met een van de soorten computervirussen bestaat, is dat we hebben besloten een bestand uit te voeren dat is opgenomen in het bericht dat per e-mail is ontvangen en dat het een virus bevat.
Over het algemeen moeten we voorkomen dat we een bestand openen dat onder andere eindigt op .exe, .com. Het is in ieder geval altijd aan te raden om alle gedownloade bestanden te scannen met een goede antivirus applicatie.
Waar is de prullenbak voor?
De e-mailprullenbak slaat de berichten op die van ons account zijn verwijderd.
Wat is spam?
Het is een ongewenste e-mail die ons account bereikt zonder dat er in het algemeen om wordt gevraagd door onbekende ontvangers. Velen van hen bevatten meestal virussen die schade kunnen veroorzaken zonder ze op onze computer uit te voeren.
De meeste e-mailproviders hebben anti-spamfilters om dit soort berichten uit onze inbox te houden.
Wat is spammen?
Het verwijst naar de actie van het verzenden van duizenden ongewenste berichten via e-mail. Over het algemeen inhoud met ongevraagde advertenties.
Wat is phishing?
Het is een vorm van computerfraude, ook wel identiteitsdiefstal genoemd, waarbij iemand informatie van ons probeert te bemachtigen door middel van communicatie die uit betrouwbare bronnen lijkt te komen.
Wat is spoofen?
Het is het middel dat wordt gebruikt om de zogenaamde phishing uit te voeren. Het bestaat uit het wijzigen van de informatie in de kop van een e-mailbericht om het vertrouwd en betrouwbaar te laten lijken.
Wat is de e-mailworm?
Het is een kwaadaardig programma dat meestal via e-mail binnenkomt, in de vorm van een bijlage. Het kopieert zichzelf en repliceert zichzelf via het computernetwerk totdat het al het geheugen in beslag neemt. Over het algemeen wordt het uitgebreid naar andere gebruikers via de lijst met contactpersonen.
Regels schrijven
Er zijn bepaalde codes die we moeten respecteren bij het schrijven van een e-mailbericht. Dit zijn:
- Schrijf niet alleen in hoofdletters.
- Overschrijd de gebruikte lettertypen niet.
- Vermijd het markeren van woorden of delen van het bericht.
- Maak geen misbruik van het gebruik van emoticons.
- Zorg voor de toon (formeel of informeel), afhankelijk van het doel van de boodschap.
Beveiligingsaanbevelingen
Voor een efficiënt gebruik en om te weten hoe e-mail werkt, is het belangrijk dat we de volgende aanbevelingen opvolgen:
- We mogen onze gebruikersnaam of wachtwoord nooit met andere mensen delen.
- Maak wachtwoorden die sterk genoeg zijn, zodanig dat ze niet door vreemden kunnen worden ontdekt.
- Controleer of het e-mailaccount de juiste configuratie heeft. Hiervoor is het noodzakelijk om de mail op de gebruikelijke manier te openen, kijk in de menubalk voor de opties Accounts> Mail> Eigenschappen> Algemeen. Binnen deze laatste moeten we controleren of zowel de naam als het e-mailadres correct zijn gespeld. Daar, maar in de optie Servers moeten we de namen van de mailservers controleren, zowel inkomend als uitgaand. Bovendien moeten we in de optie Accountnaam onze gebruikersnaam schrijven en in de optie Wachtwoord het wachtwoord.
- We mogen onze gebruikersnaam of wachtwoord nooit met andere mensen delen.
- Zorg ervoor dat u uitlogt bij e-mail wanneer u gedeelde apparatuur gebruikt.
- Vermijd het openen van via e-mail ontvangen bestanden die van dubieuze oorsprong zijn.
- Scan elk bestand dat is gedownload via e-mail met een bijgewerkt antivirusprogramma.
- Voordat we een bericht verzenden, verifiëren we het e-mailadres van de ontvanger, om misverstanden en verlies van informatie te voorkomen.
- Stuur geen kettingberichten per e-mail.
- Laten we vermijden persoonlijke informatie te geven via e-mailberichten.