El Mexicaans Social Security Institute (IMSS) heeft een belangrijke stap gezet in zijn digitale transformatiestrategie door vast te stellen dat de e-handtekening, of geavanceerde elektronische handtekeningHet wordt een verplichte vereiste. om diverse werkgeversgerelateerde procedures online af te handelen. Deze beslissing heeft directe gevolgen voor bedrijven, werkgevers en juridische vertegenwoordigers die werknemersregistraties, overplaatsingen en werkgeversregistraties via internet beheren.
Met deze maatregel beoogt de organisatie het volgende: Stroomlijn processen, versterk de informatiebeveiliging en verminder het papiergebruik. in hun administratieve procedures. Vanaf de in de overeenkomst vermelde datum is het niet langer mogelijk bepaalde digitale procedures te voltooien als de gebruiker geen geldige elektronische handtekening uitgegeven door de Belastingdienst (SAT).
IMSS maakt het e-bedrijfsnummer verplicht voor online procedures.
Het nieuwe schema werd gedefinieerd in een overeenkomst van de Technische Raad van de IMSS en gepubliceerd in de Staatscourant van de Federatie (DOF)waardoor het een officiële status krijgt. Vanaf het moment van inwerkingtreding is de e-handtekening geen optionele toevoeging meer, maar een verplicht onderdeel. het belangrijkste instrument voor identiteitsverificatie in elektronische werkgeversprocedures.
De leiding van het instituut legt uit dat de geavanceerde elektronische handtekening het mogelijk zal maken de identiteit van de patronen nauwkeuriger verifiërenom fouten bij gegevensinvoer te verminderen en meer rechtszekerheid te bieden aan transacties die via institutionele portalen worden uitgevoerd. Dit versterkt het gebruik van digitale kanalen als de voorkeursmethode Om met de IMSS te communiceren over inschrijving en gegevensverzameling.
De implementatie van deze verplichting is niet beperkt tot een technische wijziging, maar maakt deel uit van een hybride zorgmodel Dit systeem combineert online processen met fysieke stappen voor bepaalde procedures. In alle gevallen waarin de digitale methode wordt gebruikt, is de elektronische handtekening het centrale element voor de authenticatie van de gebruiker.
Voor welke IMSS-procedures is een verplichte elektronische handtekening vereist?
De overeenkomst bepaalt dat de geavanceerde elektronische handtekening zal onmisbaar zijn voor een reeks online werkgeversproceduresmet name die met betrekking tot de bedrijfsregistratie en het personeelsbeheer. Tot de meest relevante procedures behoren:
- Werkgeversregistratie en inschrijving voor de beroepsrisicoverzekering: procedure vereist voor de registratie van een nieuw bedrijf, werkgever (natuurlijke persoon of rechtspersoon), en voor de hervatting van activiteiten bij het IMSS.
- Toewijzing van de unieke werkgeversregistratie (RPU)Een beheersysteem waarmee meerdere werkgeversregistraties onder één sleutel kunnen worden gegroepeerd, wat de naleving van verplichtingen en de controle van gegevensstromen vergemakkelijkt.
- Kennisgevingen betreffende wijzigingen in de affiliatie van werknemersDit omvat nieuwe aanstellingen, ontslagen en salariswijzigingen die digitaal naar het instituut worden verzonden.
In het geval van meldingen van wijzigingen in affiliatieDe werkgever kan de e-handtekening gebruiken om de massale indiening van informatie elektronisch te valideren. bijvoorbeeld bij het ondertekenen van een PDF met een digitaal certificaatDit is met name handig voor bedrijven met veel werknemers. Het systeem ondersteunt bijvoorbeeld het uploaden van bestanden in een specifiek formaat voor meerdere documenten in één bewerking.
De IMSS verduidelijkt dat, wanneer deze procedures worden uitgevoerd persoonlijk aan het raamEr blijven andere vormen van identificatie en documentvereisten bestaan. Wanneer de procedure echter online wordt uitgevoerd, is de e-firma (elektronische handtekening) het vereiste middel om de identiteit van de werkgever of wettelijke vertegenwoordiger te verifiëren.
Bovendien is de elektronische handtekening als technische vereiste opgenomen in procedures met betrekking tot Elektronisch identificatienummer van de werkgever (NPIE) en digitaal certificaat, instrumenten die worden gebruikt om online communicatie tussen het Instituut en de bedrijven te waarborgen.
Data en inwerkingtreding van de nieuwe verplichting
De overeenkomst zelf, gepubliceerd in de Staatsblad van de Federatie Er staat vermeld dat de nieuwe regels van kracht zullen worden. vijftien werkdagen na publicatieDie deadline was vastgesteld om zowel de interne afdelingen van het instituut als de gebruikers de tijd te geven om zich aanpassen aan de systemen en vereisten gekoppeld aan de e-handtekening.
In de praktijk betekent deze respijtperiode dat vanaf de aangegeven datum, Vervolgens gestarte procedures moeten noodzakelijkerwijs een geldige elektronische handtekening hebben.Elke aanvraag die na de inwerkingtreding wordt ingediend zonder dit authenticatie-element, kan niet digitaal worden verwerkt.
Aan de andere kant maakt de IMSS duidelijk dat de procedures die reeds waren gestart voordat de overeenkomst van kracht werd Ze kunnen worden afgerond volgens de oude regels. Dat wil zeggen dat er geen verplichting bestaat om lopende procedures opnieuw in te richten of reeds ingediende aanvragen opnieuw te starten vanwege het ontbreken van een elektronische handtekening, mits ze binnen het oude regelgevingskader zijn gestart.
Het vermelden van data en de expliciete vermelding van lopende processen zijn bedoeld om verwarring tussen bedrijven te voorkomen en de reikwijdte van de nieuwe eis te beperken tot... procedures die zijn gegenereerd onder het nieuwe schema en niet voor procedures die al gaande waren bij de subdelegaties of elektronische platforms.
Relatie met de vereenvoudiging en digitalisering van procedures
De eis voor een elektronische handtekening staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van een breder proces van administratieve modernisering die het IMSS in samenwerking met federale agentschappen voor digitale transformatie promoot. Een van de doelstellingen is dat er geleidelijk aan een Een groter deel van de procedures kan online worden uitgevoerd. zonder dat u fysiek naar de kantoren hoeft te gaan.
In deze context wordt de elektronische handtekening steeds meer geaccepteerd als toegangssleutel voor online dienstenDit vormt een aanvulling op andere instrumenten zoals de NPIE, digitale certificaten en het toekomstige digitale dossier. Het idee is dat werkgevers- en werknemersinformatie wordt beheerd op beveiligde platforms, met automatische registratie van wie welke handeling uitvoert en wanneer deze plaatsvindt.
Deze aanpak sluit aan bij trends die worden waargenomen bij andere overheidsdiensten, zowel in Mexico, net als diverse Europese landen.waar elektronische identificatie en digitale handtekeningen de standaard zijn geworden voor toegang tot overheidsdiensten. Hoewel het IMSS zich richt op de Mexicaanse context, is het model voor het verplichte gebruik van elektronische handtekeningen vergelijkbaar met datgene dat wordt toegepast in Europese e-overheidssystemen.
Bovendien maakt digitalisering het mogelijk Het in realtime vergelijken van gegevens met andere institutionele databases.Dit leidt tot betere interne controles en minder herhaling van documentatievereisten, wat resulteert in minder reizen en een lagere werkdruk voor de loket- en archiefafdelingen.
Andere gerelateerde wijzigingen: biometrische CURP en digitaal dossier.
Naast de verplichting om de e-firma (elektronische handtekening) te gebruiken bij online procedures, heeft de IMSS het volgende voorgesteld: aanvullende aanpassingen aan de manier waarop mensen worden geïdentificeerd en om informatie over begunstigden en werkgevers op te slaan. Een van de meest opvallende kenmerken is de Biometrische CURP als toekomstig referentiepunt voor identificatie ter plaatse.
Zolang dit document niet volledig op nationaal niveau wordt geïmplementeerd, blijft het Instituut studenten toelaten. geldige officiële identiteitsbewijzen met foto voor procedures waarbij persoonlijk contact nodig is. Zodra de CURP met biometrische gegevens echter beschikbaar en wijdverspreid is, zal deze naar verwachting het belangrijkste middel voor identiteitsverificatie vóór de IMSS op Mexicaans grondgebied.
Bovendien werkt de instelling aan de ontwikkeling van een digitaal bestandDit bestand, dat is ontworpen als een "enkel elektronisch bestand" waarin persoonsgegevens, transactiegeschiedenis, documenten en administratieve handelingen centraal staan, zal geleidelijk de traditionele fysieke archieven vervangen, waardoor... De documenten worden digitaal geraadpleegd en gevalideerd. door bevoegd personeel van elke administratieve eenheid.
De combinatie van biometrische CURP (Unique Population Registry Code), digitale gegevens en elektronische handtekeningen creëert een omgeving waarin de identiteit en informatie van werkgevers en werknemers voornamelijk elektronisch worden beheerd. Dit systeem, vergelijkbaar met systemen die al in diverse Europese landen worden gebruikt, heeft als doel om informatiebeveiliging versterken en de kans op identiteitsfraude of gegevensmanipulatie verkleinen.
Aanbevelingen voor werkgevers en juridische vertegenwoordigers
Gezien het aanstaande verplichte gebruik van elektronische handtekeningen in diverse online procedures, adviseert de IMSS zelf het volgende: werkgevers, juridische vertegenwoordigers en accountantskantoren Neem een ​​aantal voorzorgsmaatregelen om tegenslagen te voorkomen bij het nakomen van uw verplichtingen.
Allereerst is het essentieel Controleer of de elektronische handtekening geldig is.Als het certificaat is verlopen of bijna verloopt, is het raadzaam het te verlengen bij de SAT of, indien van toepassing, herstel het wachtwoord van de FAITHFUL met voldoende voorafgaande kennisgeving, aangezien het zonder een actieve handtekening niet mogelijk is de in de overeenkomst beoogde elektronische aanvragen te voltooien.
Er wordt ook gesuggereerd dat de personen die verantwoordelijk zijn voor de procedures Maak uzelf vertrouwd met het gebruik van de elektronische handtekening op officiële digitale platforms.van zowel de SAT als de IMSS. Dit houdt in dat je moet begrijpen hoe de bestanden die bij de handtekening horen, de wachtwoorden en de stappen voor het elektronisch verzegelen van de formulieren (of Ondertekening van kantoordocumenten) en hoe te controleren of de verzending correct is uitgevoerd.
Tot slot is het nuttig om alles van tevoren nog eens door te nemen. Welke bedrijfsprocedures worden online uitgevoerd? en welke zaken persoonlijk zullen worden afgehandeld, zodat de documentatie intern kan worden geordend en de persoon of personen die digitaal namens het Instituut optreden, kunnen worden aangewezen.
Met deze veranderingen evolueert het IMSS naar een beheermodel waarbij de e.firma wordt een sleutelcomponent voor het opereren in digitale omgevingen.Dit maakt ook de weg vrij voor elektronische dossiers en een bredere toepassing van biometrische identificatie. Voor bedrijven en werkgevers betekent de aanpassing aan dit nieuwe kader een initiële aanpassing, maar ook de mogelijkheid om te werken met gestroomlijndere, traceerbare en minder papiergebonden processen.
